Verwerkingsovereenkomst
Artikel 1 Definities
Deze Verwerkersovereenkomst is een bijlage bij “Algemene voorwaarden” (hierna: de Hoofdovereenkomst) tussen Opdrachtgever (hierna: Verwerkingsverantwoordelijke) en POS Kassasystemen. POS Kassasystemen is een handelsnaam van Retaildesk B.V. geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 83210482. POS Kassasystemen zal hierna vermeld worden als: ‘de verwerker.’ Deze verwerkingsovereenkomst geldt voor de volgende online softwarepakketten: Retaildesk, Gastrodesk en POS Kassasystemen.
Artikel 2 Doeleinden van verwerking
Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de Hoofdovereenkomst en wel voor de levering van producten en diensten van de onderliggende overeenkomst, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de werkzaamheden als bedoeld in het vorige lid worden verwerkt en de categorieën van de betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, zijn opgenomen in Bijlage 2 (artikel 1) Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.
Artikel 3 Verplichtingen Verwerker
Ten aanzien van de in artikel 2 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.
De Verwerker zal conform artikel 30 AVG een register van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten voeren, die zij ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke verricht onder deze Verwerkersovereenkomst. Op verzoek zal de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke hier inzage in verschaffen.
Artikel 4 Doorgifte van persoonsgegevens
Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie. Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker daarnaast, indien van toepassing, hierbij toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in landen buiten de Europese Unie, met inachtneming van de relevante wet- en regelgeving.
Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens verzoek daartoe, melden om welk land of landen het gaat.
Artikel 5 Verdeling van verantwoordelijkheid
De toegestane verwerkingen zullen door medewerkers van Verwerker worden uitgevoerd binnen een geautomatiseerde omgeving.
Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
Artikel 6 Inschakelen van derden of onderaannemers
Verwerker mag in het kader van deze verwerkersovereenkomst gebruik maken van derden onder voorwaarde dat deze vooraf worden gemeld aan Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke mag bezwaar maken indien het gebruik van een specifieke gemelde derde onaanvaardbaar voor haar is.
Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk ten minste dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht de mogelijk hierbij betrokken overeenkomsten in te zien.
Verwerker staat in voor een correcte naleving van de plichten uit deze Verwerkersovereenkomst door deze derden en staat in voor een correcte naleving van deze plichten door deze derden.
De derden zoals aangegeven in artikel 6.1, 6.2 en 6.3 zijn beschreven in artikel 15.
Artikel 7 Beveiliging
Verwerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
Verwerker heeft in ieder geval de volgende maatregelen genomen:
Een beveiligd intern netwerk
Logische toegangscontrole, gebruik makend van: sterke wachtwoorden,
Encryptie (versleuteling) van wachtwoorden;
Steekproefsgewijze controle op naleving beleid
Beveiliging van netwerkverbindingen via Secure Socket Layer (SSL) technologie,
Beperkte fysieke toegang tot de servers waar de persoonsgegevens zijn opgeslagen,
Het verzenden van persoonsgegevens per e-mail gebeurt via een beveiligde verbinding,
Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken maatregelen.
Artikel 8 Meldplicht
Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een beveiligingslek en/of datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot een kans op nadelige gevolgen, dan wel nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van persoonsgegevens) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke binnen een redelijke termijn op de hoogte van het beveiligingslek en/of het datalek.
Een melding moet altijd worden gedaan, maar alleen als de gebeurtenis zich daadwerkelijk voorgedaan heeft.
De Verwerker zal conform artikel 33.5 AVG alle datalekken documenteren, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen. Op verzoek zal de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke hier inzage in verschaffen.
Artikel 9 Afhandeling verzoeken van betrokkenen
In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten (artikel 15-22 AVG) richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek van de betrokkene zelf afhandelen, en de Verwerkingsverantwoordelijke van de afhandeling op de hoogte stellen. De Verwerkingsverantwoordelijke is verplicht hieraan mee te helpen, mocht dat nodig zijn.
Verwerker mag de kosten voor de afhandeling van het verzoek wel doorbelasten aan Verwerkingsverantwoordelijke.
Artikel 10 Geheimhouding en vertrouwelijkheid
Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
Artikel 11 Audit
Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke derde die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van de beveiligingseisen, naleving van de algemene regels rond verwerking van persoonsgegevens, misbruik van persoonsgegevens door medewerkers van de verwerker, en alles dat daar direct verband mee houdt.
Deze audit mag eens per jaar plaatsvinden alsook bij een concreet vermoeden van misbruik van persoonsgegevens.
Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen.
De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
De kosten van de audit worden door Verwerkingsverantwoordelijke gedragen.
Artikel 12 Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van Verwerker voor schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van deze Verwerkersovereenkomst, is per gebeurtenis (een reeks opeenvolgende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot de vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag van de door Verwerker ontvangen vergoedingen voor de werkzaamheden onder deze Verwerkersovereenkomst over de maand voorafgaande aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. De aansprakelijkheid van de Verwerker voor directe schade zal in totaal nooit meer bedragen dan het bedrag, dat wordt gedekt door de aansprakelijkheidsverzekering van Verwerker.
Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan alle schade bestaande uit:
- schade direct toegebracht aan stoffelijke zaken (“zaakschade’’) of personen;
- redelijke en aantoonbare kosten om de Verwerker er toe te manen de Verwerkersovereenkomst (weer) deugdelijk na te komen;
- redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade voor zover betrekking hebbende op de directe schade zoals in dit artikel bedoeld.De aansprakelijkheid van Verwerker voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt verstaan alle schade die geen directe schade is. Onder indirecte schade valt in ieder geval gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade verband houdende met het gebruik van door Verwerkingsverantwoordelijke voorgeschreven gegevens of databestanden, of schade door verlies, verminking of vernietiging van gegevens of databestanden.
De in dit artikel bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen indien en voor zover de schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van Verwerker of haar bedrijfsleiding.
Tenzij nakoming door Verwerker blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van Verwerker wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst slechts indien Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld, en Verwerker ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van haar verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat Verwerker in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.
Iedere vordering tot schadevergoeding door Verwerkingsverantwoordelijke tegen Verwerker die niet gespecificeerd en expliciet is gemeld, vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na net ontstaan van de vordering.
Artikel 13 Duur en beëindiging
Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand wanneer u klant wordt van de Verwerker.
Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Hoofdovereenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
Zodra de Verwerkersovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beëindigd, zal Verwerker – naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke – alle persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn in originele of kopievorm retourneren aan Verwerkingsverantwoordelijke, en/of deze originele persoonsgegevens en eventuele kopieën daarvan verwijderen en/of vernietigen. Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden is de Verwerkingsverantwoordelijke verplicht om medewerking te geven.
Deze Verwerkersovereenkomst mag worden gewijzigd op dezelfde wijze als de Hoofdovereenkomst.
Artikel 14 Persoonsgegevens
Verwerker zal in het kader van artikel 2.1 van de Verwerkersovereenkomst, de volgende persoonsgegevens verwerken in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke:
- NAW-gegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Financiële gegevens
- IP Adres
Van de categorieën betrokkenen:
- Medewerkers
- (Potentiële) Klanten
2. Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de in artikel 14.1 omschreven persoonsgegevens en categorieën betrokkenen volledig en correct zijn, en vrijwaart Verwerker voor enige gebreken en aanspraken die resulteren uit een incorrecte weergave door Verwerkingsverantwoordelijke.
Artikel 15 Derden
Verwerker zal in het kader van artikel 6.1 van de Verwerkersovereenkomst, de volgende derden (sub-verwerkers) gebruiken om persoonsgegevens te verwerken in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke:
Dienst, Sub-verwerker, Omschrijving, Land
Cloud Service Provider, DigitalOcean, Inc., Opslaan van persoonsgegevens op een cloud server., Verenigde Staten
Cloud Service Provider, TransIP B.V., Opslaan van back-ups., Nederland
Helpdesk, CRM en Sales, Hubspot, Inc., Opslaan van persoonsgegevens van de opdrachtgever voor het verkooptraject, ondersteuning, nieuwsbrieven en klant relatie management., Verenigde Staten
Boekhouding, SkillSource B.V., Opslaan van persoonsgegevens ten behoeve van het voeren van de administratie., Nederland
Offreren, Digitale Factuur B.V., Opslaan van persoonsgegevens ten behoeve van offreren., Nederland
Pinautomaten, Worldline S.A. Opslaan van persoonsgegevens voor het verwerken van transacties., Frankrijk
Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de in artikel 15.1 omschreven derden volledig en correct zijn, en vrijwaart Verwerker voor enige gebreken en aanspraken die resulteren uit een incorrecte weergave door Verwerkingsverantwoordelijke.